Como contabilizar software? Despesa? Imobilizado?

Por Fernando Okumura

10 de abril de 2019
7 min. de leitura

Saiba como contabilizar seu desenvolvimento de software.

Desenvolvimento de software é um dos maiores gastos operacionais de uma empresa de SaaS. Assim, a forma como é contabilizado (ex. CPV, Imobilizado ou P&D) pode ter impactos significativos nas métricas de performance da companhia. Além disso, contabilizá-lo de forma correta evita problemas legais e contábeis futuros.

O objetivo desse post é ilustrar o que considerar ao decidir como tratar esse importante item do DRE. Para tal, vamos explorar o que é Custo, Despesa e Imobilizado, os efeitos práticos das classificações contábeis, a diferença entre ativo imobilizado e intangível, e as regras de contabilização de software. Vamos lá?

O AgileMS é uma plataforma de Gestão de Assinaturas, Cobrança e Métricas Para Empresas de SaaS B2B.. Esse post faz parte do Agile Blog onde compartilhamos melhores práticas de gestão de SaaS.

O que é Custo, Despesa e Imobilizado?

Custo é o que se gasta para se obter o material a ser vendido. Para um comércio, o preço de compra das mercadorias é um exemplo de Custo. Para uma indústria, o preço das matérias primas e a mão de obra de “chão de fábrica” são exemplos de Custo.

Despesa é o que se gasta para manter a empresa em operação e para vender os produtos. Gastos de marketing, aluguel e mão de obra “administrativa” são exemplos de Despesas.

Imobilizados são “itens tangíveis utilizáveis por mais do que um ano e que sejam detidos para uso na produção ou fornecimento de mercadorias ou serviços, para aluguel ou para fins administrativos” (Comitê de Pronunciamentos Contábeis 27).

Qual é o efeito prático da classificação dos gastos?

As formas de se classificar gastos (Custos/Despesas vs. Imobilizado) impactam o resultado da companhia (DRE).

Custos entram no CPV/CMV (Custo de Produto Vendido/Custo de Material Vendido) e Despesas, em Despesas Operacionais no DRE. Portanto, ambos reduzem o resultado (lucro) da companhia, gerando menor carga tributária. Assim, se o interesse fosse minimizar o imposto pago no curto prazo, poder-se-ia classificar o máximo de gastos como Custos e Despesas.

Por outro lado, Imobilizados são incorporados como Ativos e não entram no DRE diretamente. Ao contrário, são transformados em Despesas de Depreciação (ou Amortização) ao longo dos anos de vida útil do bem. Exemplos de Imobilização são compras de computadores e móveis.       

Se o administrador quisesse inflar artificialmente os resultados da empresa no curto prazo poderia classificar mais gastos como Imobilizado ao invés de Despesas.

Vale lembrar que há normas contábeis e legais que regem a classificação de gastos. Assim, o gestor não pode classificá-las como quiser. Entretanto, alguns critérios de classificação dão margem à subjetividade…

Leia também Demonstrativo de Resultados (DRE) em empresas de SaaS

O que é Ativo Imobilizado e Ativo Intangível?

Em termos práticos, classificar gastos como Ativo Intangível tem o mesmo impacto que os classificar como Imobilizado. Ou seja, também entram inicialmente no Balanço como Ativo e posteriormente são “transferidos” gradualmente ao resultado através de amortização. A amortização é a “depreciação” do Ativo Intangível.

Assim, a diferença é mais de nomenclatura do que de prática como veremos.

De acordo com o CPC 27 de 31/07/2009, Ativos Imobilizados são “itens tangíveis utilizáveis por mais do que um ano e que sejam detidos para uso na produção ou fornecimento de mercadorias ou serviços, para aluguel ou para fins administrativos”.

Software não é um item tangível. Entretanto, talvez por falta de alternativa, era comumente classificado como Ativo Imobilizado até o pronunciamento do CPC 04 de 02/11/2010.

Segundo o CPC 04, “Um ativo é identificável na definição de um ativo intangível quando:

(a) for separável, isto é, capaz de ser separado ou dividido da entidade e vendido, transferido, licenciado, alugado ou trocado, seja individualmente ou em conjunto com um contrato, ativo ou passivo relacionado; ou

(b) resultar de direitos contratuais ou de outros direitos legais, quer esses direitos sejam transferíveis quer sejam separáveis da entidade ou de outros direitos e obrigações.”

Além disso,

“Um ativo intangível deve ser reconhecido somente quando:

(c) for provável que os benefícios econômicos futuros esperados atribuíveis ao ativo serão gerados em favor da entidade; e

(d) o custo do ativo possa ser mensurado com segurança.”

Assim, após o CPC 04, passou-se a classificar software como Ativo Intangível. Para saber mais, Você pode ler o resumo do CPC04.

Como contabilizar / classificar o desenvolvimento de software?

De acordo com o CPC 04, o tempo gasto com pesquisa não pode ser reconhecido como Ativo Intangível pois trata-se de despesa (ex. P&D). A lógica é que, nessa fase, ainda não há um ativo intangível que gerará prováveis benefícios econômicos futuros.

Ou seja, antes de se comprovar que há clientes dispostos a pagar recorrentemente pelo uso do software (i.e., Product-Market Fit), teoricamente, não há que se falar em “imobilização” de software. O mesmo raciocínio se aplica ao desenvolvimento de novos produtos ou funcionalidades cuja monetização é incerta.

Após Product-Market Fit, o desenvolvimento de software pode se enquadrar tanto em Ativo Intangível, CPV (Custo de Produto Vendido) ou Despesa de P&D.  

De forma geral, um percentual deveria sempre ser alocado a CPV pois desenvolvimento de software contínuo (ex. suporte e manutenção) é necessário para manutenção do SaaS e clientes existentes. Se você aloca pessoas específicas full-time à “engenharia de suporte”, por exemplo, pode criar um centro de custo para isso. Caso contrário será preciso estimar um percentual. Para empresas maduras, 20% é um padrão comum nos EUA.

O restante poderia ser dividido entre Despesa de P&D e Ativo Intangível conforme o grau de certeza em relação a sua monetização.

Ponto de vista financeiro

Vale notar que, do ponto de vista financeiro/gerencial, tratar 100% do desenvolvimento de software como despesas/custo pode ser interessante pois torna as métricas de performance econômica mais transparentes. Afinal, o impacto do gasto é reconhecido imediatamente no resultado ao invés de ser postergado via amortização.

Além disso, elimina o tempo gasto com a gestão da imobilização (ex. discussões sobre o que foi P&D, CPV e tabelas de amortização).

O Modego de Negócio de SaaS já é mais difícil de se analisar devido ao diferimento de receita e lucratividade. Dessa forma, quanto mais pudermos simplificar a análise para “ver o que está acontecendo” melhor.

Ponto de vista contábil

Do ponto de vista contábil, “imobilizar” é conceitualmente correto pois há de fato um ativo sendo construído e aprimorado a todo momento. Se a empresa quiser vender um de seus “produtos”, por exemplo, é preciso que exista um ativo software em seu balanço. Caso contrário, literalmente não há o que vender.

A “melhor” opção provavelmente está em algum lugar entre 100% despesa e 100% imobilização.  Para não ter que gastar tempo de engenharia com discussões contábeis, algumas empresas definem proporções fixas para CPV, Despesa de P&D e Imobilizado e as revisam anualmente. Essas proporções dependem do contexto da companhia.

Por exemplo, se a empresa está focada em crescer via aumento de base de clientes (vs. receita de expansão), o percentual de P&D será bem pequeno. Se a empresa está mais madura e buscando aumentar o ticket médio, P&D passa a ser mais relevante.

Conclusão

Agora você já conhece um pouco mais sobre contabilização de desenvolvimento de software. Viu como ela impacta métricas de performance e as normas contábeis. Assim, convido você a exercitar esse novo aprendizado. Verifique com seu contador qual caminho sua empresa está seguindo para seguir as normas e refletir a performance financeira de forma precisa.  

Leia também:

Desvendando o Mundo do ERP para Startups SaaS no Brasil

Gestão de Assinaturas: O Segredo para o Sucesso das Startups SaaS

Métricas SaaS: O Guia Completo para Gestores Financeiros

Como Nossa Solução ERP Pode Impulsionar Sua Startup SaaS

O Futuro da Gestão Financeira para Empresas SaaS no Brasil

Estratégias de Marketing Digital para Startups SaaS no Brasil

Como Construir uma Equipe de Desenvolvimento de Software de Alto Desempenho no Brasil

Estratégias de Retenção de Clientes para Startups SaaS no Mercado Brasileiro

O Impacto da Transformação Digital nas Startups SaaS BrasileirasTransformação Digital