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Como Otimizar Contabilidade
em Empresas De SaaS

Por Fernando Okumura

28 de novembro de 2018
6 min. de leitura

Saiba como Otimizar Contabilidade em empresas SaaS para promover a excelência operacional e guiar a performance financeira de sua empresa.

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A Contabilidade em empresas de SaaS é uma função essencial. Afinal, trata-se da linguagem dos negócios. Ela comunica o que donos, investidores e gestores precisam para avaliar e guiar a performance financeira da companhia.

O propósito desse post é te ajudar a promover a Excelência Operacional em sua Contabilidade. Para isso, vamos explorar a missão, a estrutura/tarefas e os Fatores Chave de Sucesso dessa função. O resultado é uma contabilidade automatizada, precisa e inteligente. Isso possibilita a avaliação da performance empresarial em tempo real, a identificação imediata de problemas e a produção de insights. Vamos lá?

Qual é a missão da Contabilidade em uma empresa de SaaS?

A missão da Contabilidade em empresas de SaaS é praticamente a mesma de outras empresas. Ou seja, registrar as atividades da empresa e comunicar os resultados para a gerência e outros tomadores de decisão. É impossível administrar uma organização ou tomar boas decisões de investimento sem informações financeiras precisas e oportunas. É a Contabilidade que prepara essas informações. Mais importante, é ela que comunica o significado dessas informações e ajuda os líderes a resolverem problemas.

Há 2 tipos principais de contabilidade no contexto de uma empresa: contabilidade financeira e gerencial. A financeira foca na produção de informações para o público externo (investidores) e interno. Por outro lado, a gerencial produz dados para o público interno (gestores) a fim de ajudá-los a operar o negócio.

Finalmente, a Contabilidade também é responsável por manter a empresa em dia com suas obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis.

Como estruturar o time Contábil em uma empresa de SaaS?

A primeira decisão ao se pensar em um time contábil é escolher entre ter um time próprio ou terceirizado. A grande a maioria das empresas opta por terceirizar no início pois é mais econômico e mais rápido para implementar.

Há diversas estruturas possíveis e colocamos um exemplo ilustrativo abaixo. Entretanto, o importante é entender quais são as funções delegadas a contabilidade externa e como gerenciá-las efetivamente.

Organograma da Estrutura do Time Adm. Financeiro e Contabilidade externa, para o blogpost

Quais são as áreas da Contabilidade em uma empresa de SaaS?

As 3 funções principais exercidas por um escritório de contabilidade externo são:

Área Contábil

As tarefas do Contábil são registrar as atividades da empresa em livros contábeis e produzir os demonstrativos financeiros. Para tal, o Contábil desenha um mapa de contas e define as entradas contábeis associadas às transações realizadas pela companhia. Em seguida, recebe mensalmente relatórios de transações da empresa e os transforma em demonstrativos financeiros conforme previamente definido.

Ademais, o Contábil também é responsável pelo cumprimento de obrigações como o envio da escrituração contábil a Receita Federal.

O Contábil interage com o Trabalhista e o Fiscal na medida em que o trabalho dessas 2 áreas também gera transações as serem contabilizadas.

Área Trabalhista

O Trabalhista é responsável por realizar os trâmites de pessoal (p. ex., admissão/demissão e cálculo de folha). Para isso, recebe mensalmente da empresa um relatório de apontamentos trabalhistas (p. ex. férias, horas extras e faltas de funcionários). Posteriormente, faz os cálculos de folha e os repassa a companhia. Às vezes, insere as ordens de pagamento diretamente no sistema bancário (ERP ou internet banking) da empresa.

Além disso, o Trabalhista é responsável pela geração das guias de pagamento previdenciário. Também envia das escriturações fiscais previdenciárias e trabalhistas aos órgãos competentes (e-social).

As entradas contábeis associadas a folha são passadas ao Contábil para que possam ser incluídas nos livros contábeis da companhia.

Área Fiscal

O Fiscal é responsável pelas obrigações fiscais da empresa. Ele recebe mensalmente um relatório de notas fiscais e gera as guias de impostos baseados em receita. Também trabalha com o contábil para avaliar os impostos baseados em lucro.

Quais são os Fatores Chave de Sucesso da Contabilidade em uma empresa de Saas?

Como mencionamos acima, a Contabilidade tem 3 responsabilidades principais: relatórios de performance, compliance e insights gerenciais. Assim, os Fatores Chave de Sucesso são:

Automação: Precisão e Eficiência  

Como vimos, a principal missão da Contabilidade é gerar informações de compliance, trabalhista, fiscal e contábil sem erros ou atrasos. Para tal, a automação dos sistemas de gestão é essencial. Infelizmente, as obrigações previdenciárias, trabalhistas, contábeis e fiscais brasileiras são excessivamente complexas e dinâmicas.

Por exemplo, considere os impostos retidos na fonte para empresas de SaaS. Eles dependem de vários fatores como regimes fiscais, código do produto/serviço, cadastros CPOM e leis municipais. Para saber mais, leia Impostos Retidos Na Fonte: O que É, Como Calcular e Retenção de ISS em SaaS.

Assim, envolver planilhas no processo é caminho certo para passivos. Empresas em crescimento não podem se distrair com temas de BackOffice como esses. Automatizar é fundamental.

Business Intelligence: Insights

SaaS tem aspectos econômicos diferentes do comércio ou indústria tradicionais. Dessa forma, é preciso acompanhar métricas específicas de SaaS e ter profissionais qualificados na área para poder gerar insights relevantes.

Dito isso, alguns relatórios são rotineiros (ex. bookings, Novo MRR Líquido, MRR de expansão, MRR Churned e CAC). Assim, é sistemas desenhados para SaaS podem automatizar sua produção para garantir eficiência e consistência. Além disso, podem preparar sets de dados matéria prima para análises mais elaboradas e específicas. Por exemplo, produzir LTV/CAC por segmento de clientes que por sua vez pode ser usado em análise de ROI. Esse método “lego” aumenta a praticidade e dá ao analista a chance de realizar mais análises e gerar mais insights. Outro relatório contábil que gera insights de Business Intelligence é a Demonstração do Resultado do Exercício. Para saber mais, leia Demonstrativo de Resultados (DRE) em empresas de SaaS.

Conclusão

Agora você já conhece um pouco mais sobre a função Contabilidade em empresas de SaaS. Também já viu como otimizá-la através de BI e automação. Assim, convido você a exercitar esse novo aprendizado. Converse com seu financeiro e contador sobre como a automação de trabalhos rotineiros poderia melhorar insights. Também explore como uma visão em tempo real de Realizado vs. Orçado poderia dar rapidez na identificação de problemas.

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Por | 2019-04-22T17:36:04+00:00 28 de novembro de 2018|