Impostos Retidos Na Fonte:
O que É, Como Calcular

Os Impostos Retidos na Fonte frequentemente geram confusão (e contingências fiscais) em empresas de SaaS. Afinal, trata-se de um tema complexo com múltiplas normas para cada um dos vários impostos.

O propósito desse post é te dar uma visão geral dos Impostos Retidos na Fonte. Para isso, vamos explorar entre outros temas:

1. quais impostos estão sujeitos a retenção
2. quais são as alíquotas dos impostos retidos
3. como saber se há retenção no seu caso
4. como a nota fiscal reflete esses impostos
5. como eles são pagos
6. como recuperá-los

O resultado é menor risco de contingências fiscais e, potencialmente, menos impostos pagos. Vamos lá?

A AgileMS é um ERP desenvolvido exclusivamente para empresas de SaaS. Esse post faz parte do Blog onde compartilhamos melhores práticas de gestão de SaaS.

O que é imposto retido na fonte?

Imposto retido na fonte é aquele que o seu cliente desconta do seu pagamento e paga ao fisco por você. Por exemplo, quando há impostos retidos na fonte em uma assinatura de R$1000, a venda é de R$1000. Entretanto, o que você efetivamente recebe do cliente é R$1000 menos os impostos retidos na fonte. Assim, fica explicado por que às vezes há uma diferença entre o valor da nota fiscal e o valor do boleto.

Note que o objetivo desse post é ilustrar de forma geral o nosso entendimento sobre impostos retidos na fonte. Assim, consulte seu contador e advogado antes de tomar qualquer decisão em relação aos temas aqui tratados.

Quais são os impostos retidos na fonte?

Os impostos sujeitos a retenção são:

• Impostos Federais:
  • IRRF (Imposto de Renda Retido Na Fonte)
  • CSRF (Contribuições Sociais Retidas Na Fonte): CSLL, PIS e COFINS
  • INSS (aplica-se a cessão de mão de obra, o que não é o caso em tela)
• Impostos Municipais:
  • ISS (Imposto Sobre Serviços também chamado de ISSQN – Imposto Sobre Serviços De Qualquer Natureza)

Quais são as aliquotas dos impostos retidos na fonte?

As alíquotas de retenção, na data em que escrevemos este post, são:

• IRRF: 1,5%
• CSLL: 1,0%
• PIS: 0,65%
• COFINS: 3,0%
• ISS: varia de acordo com o serviço prestado e os municípios do prestador e da tomadora do serviço

Como saber se há ou não retenção de impostos?

Para saber se há ou não retenção, é preciso fazer uma análise separada para cada tipo de imposto. Vejamos

Impostos federais (IRFF, CSLL, PIS e COFINS)

Para empresas de SaaS que desenvolvem e licenciam software de forma não exclusiva (software de prateleira), não há retenção de impostos federais.

De fato, a solução de consulta da RFB nº 407 de 05/09/2017 esclarece a tributação das retenções na fonte referente desenvolvimento e licenciamento de software e suporte técnico.

Se sua empresa não enquadra o serviço prestado como licenciamento de software de prateleira, considere a regra geral:

Se o prestador de serviço está no Simples Nacional, não há retenção de impostos federais ( veja. art. 32º – III da Lei 10.833/03; e IN SRF 459/04 – art. 3º – II para PIS/COFINS/CSLL e art. 1º da IN RFB 765/07 para IRFF)

Por outro lado, se o prestador de serviço elegeu o lucro real ou presumido, é preciso verificar o regime do tomador de serviço e o valor mínimo para retenção:

• Se a tomadora do serviço for Pessoa Física, não há retenção de impostos federais.
• Se a tomadora do serviço for do Simples Nacional, não há retenção de PIS, COFINS E CSLL (art. 30º – § 2º da Lei 10.833/03; e IN SRF nº459/04 – art. 1º – § 6º.), mas há retenção de IRRF (não há previsão legal que dispensa).
• Se o valor retido referente ao IRRF para a nota fiscal for igual ou inferior a dez reais, não é necessário reter.
• Se o valor retido referente a soma de PIS, COFINS E CSLL for igual ou inferior a dez reais, não é necessário reter.

Imposto municipal (ISS)

Pela Lei Complementar 116/2003, não há retenção para empresas de SaaS.

Porém, algumas prefeituras (p. ex. São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Curitiba, etc.) determinam que empresas localizadas em seus municipios retenham o ISS caso o prestador seja de outra cidade e não esteja inscrito no CPOM (Cadastro de Prestadores de Outros Municípios).

Ainda que o prestador tenha optado pelo Simples Nacional, ele pode estar sujeito a retenção na fonte do ISS. Entretanto, se a tomadora de serviço for Pessoa Física, não há retenção de ISS.

Para saber mais leia: Retenção na Fonte do ISS Para Empresas De SaaS.

A Nota Fiscal e o imposto retido na fonte

É uma boa prática alinhar o entendimento sobre retenção de impostos com o cliente antes de emitir a nota fiscal. Afinal, isso te ajudará a:

1. Manter um relacionamento sem fricção com seus clientes.
2. Minimizar retrabalho de emissão de nota e, consequentemente, os atrasos de pagamento.
3. Minimizar retrabalho na retenção e pagamento dos impostos retidos pelo cliente e, consequentemente, o retrabalho no seu pagamento de impostos.

A Nota Fiscal reflete o valor “cheio” do seviço prestado. Porém, o boleto reflete o valor descontado. Por exemplo, suponha que o preço da assinatura/serviço seja R$1.000 e que os impostos retidos sejam de R$50. A nota fiscal será de R$1.000, mas o boleto será de R$950.

Como se recupera os impostos retidos na fonte?

Você pode abater os valores retidos por seus clientes do valor que você deve pagar ao fisco. Entretanto, se a tomadora de serviço não pagar os impostos retidos na fonte, o fisco pode cobrá-los de você.

Assim, é interessante que você peça aos seus clientes o Comprovante Anual de Rendimentos Pagos ou Creditados e de Retenção de Imposto de Renda na Fonte – Pessoa Jurídica. Esse comprovante faz parte da DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, uma declaração anual cujo prazo é o último dia útil de fevereiro do ano subsequente aos rendimentos.

Quando a tomadora de serviço declara os impostos retidos nesses documentos, o prestador está livre da obrigação. Portanto, a partir de então, a obrigação do pagamento do imposto perante o fisco passa a ser da tomadora de serviço. Além disso, vale a pena solicitar de seus clientes os comprovantes de pagamento (i.e. DARFs) dos impostos retidos mensalmente.

Finalmente, é interessante padronizar em contrato o momento em que os seus clientes farão as devidas retenções de impostos. A retenção do IRRF é sempre feita no momento da emissão da nota fiscal. Entretanto, a retenção das CSRF pode ser feita também no momento do pagamento. Se cada cliente paga a CSRF de um momento diferente, fica difícil fazer o acompanhamento das retenções.

Como pagar os impostos retidos na fonte?

A tomadora de serviço deve pagar os impostos retidos na fonte através de uma DARF até o dia 20 do mês subsequente ao Fato Gerador. Fato Gerador é o que gera a obrigação tributária. Os Fatos Geradores dos impostos retidos na fonte são:

1. IRRF: emissão da nota fiscal
2. CSRF (CSLL, PIS e COFINS): pagamento do serviço
3. ISS: prestação efetiva do serviço

O que acontece se a tomadora de serviço não pagar o imposto retido na fonte?

Se a tomadora não reter e não pagar os impostos retidos na fonte, ela estará sujeita ao pagamento do imposto, multa e juros de mora. Entretanto, se ela reter, mas não pagar, poderá estar incorrendo em apropriação indébita e crime tributário conforme o art. 2 da lei Lei 8.137/90.

Por que impostos são retidos na fonte?

Podemos imaginar 2 motivos principais para o fisco impor a retenção de impostos na fonte:

1. Dificulta a sonegação pois tal prática exigiria a coordenação de duas empresas.
2. Antecipa o pagamento dos impostos pois o tomador os paga mês a mês, o que não é necessariamente o caso do prestador.

Como gerenciar impostos retidos na fonte?

Gerenciar impostos retidos na fonte é trabalhoso e complexo por 5 motivos:

1. São 5 impostos diferentes (IRRF, CSLL, PIS, COFINS e ISS).
2. É preciso acompanhar as mudanças nas regras de cada um deles. Como o ISS é regido por lei municipal, é preciso acompanhar as determinações de todas as prefeituras onde você tem clientes.
3. A incidência ou não da retenção na fonte de cada imposto depende de múltiplos fatores (p. ex. regime tributário do prestador de serviço, regime tributário da tomador do serviço, natureza do serviço e inscrição no CPOM).
4. Os serviços prestados por uma empresa de SaaS têm naturezas diferentes: licenciamento de software (não customizável e/ou customizável), manutenção e suporte técnico, consultoria (p. ex. setup), etc. Cada serviço tem sua regra própria de retenção.
5. É preciso acompanhar mensalmente das retenções de todos os clientes.

Para gerenciá-los de forma efetiva e eficiente, é imprescindível contar com profissionais capacitados e sistemas de informação adequados. De fato, planilhas são inerentemente sujeitas a erros, atrasos e inconsistências. Assim, seu uso certamente cria risco de contingências fiscais e até mesmo criminais como vimos acima.

Conclusão

Agora você já conhece um pouco mais sobre Impostos Retidos na Fonte. Assim, te convidamos a exercitar esse novo aprendizado. Converse com seu financeiro e contador sobre como sua empresa está lidando com esses impostos atualmente. Também explore como a automação dos processos pode economizar tempo e reduzir erros.

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