O Plano de Contas e Centros de Custo em empresas de SaaS

Por Fernando Okumura

22 de março de 2019
5 min. de leitura

Um Plano de Contas e Centros de Custo bem estruturados são fundamentais para acompanhar a performance de sua empresa. Veja como organizá-los para sua empresa de SaaS.

Um framework contábil bem estruturado é fundamental para que você tenha as informações necessárias para administrar o seu negócio. O propósito desse post é ilustrar como estruturar o Plano de Contas e os Centros de Custo em uma empresa de SaaS. Para tal, vamos relembrar rapidamente o que é o Plano de Contas e o que são Centros de Custo. Em seguida, te mostraremos um exemplo concreto. Vamos lá?

A AgileMS é um ERP desenvolvido exclusivamente para empresas de SaaS. Esse post faz parte do Blog onde compartilhamos melhores práticas de gestão de SaaS.

Nota: o conteúdo desse artigo é meramente ilustrativo não deve ser tomado como instrução ou aconselhamento profissional. Consulte seu contador e advogado antes de tomar decisões relacionadas a esse tema.

Quando um Plano de Contas e Centros de Custo se tornam mais importantes?

Quem já criou algumas empresas sabe que fazer as coisas corretamente desde o início é bem mais barato do que corrigir lá na frente. Contabilidade é certamente uma dessas “coisas”. De fato, um histórico contábil organizado, detalhado e confiável é fundamental para você administrar bem sua companhia. Além disso, demonstra profissionalismo e facilita a análise de potenciais investidores. Se levantar capital no futuro é uma possibilidade, ter a casa em ordem desde o início é uma grande vantagem.

Dito isso, sabemos que o empreendedor está sempre equilibrando diversos pratos e precisa fazer escolhas. Assim, nos estágios iniciais da empresa, a atenção dada à contabilidade infelizmente se resume a gestão de caixa e aos relatórios para o contador na maioria dos casos.

No entanto, conforme a empresa cresce, informações mais detalhadas se tornam mais importantes. A partir de R$1M de receita anual, a maioria das empresas já tem times crescentes de Vendas & Marketing, Desenvolvimento, etc. Portanto, entender como esses gastos impactam o caixa e a atratividade econômica da empresa é fundamental para calibrar a alocação de recursos.

O que é Plano de Contas (i.e., Modelo de Contas ou Estrutura de Contas ou Elenco de Contas)?

O plano de contas é um conjunto de tags/baldes usado para classificar contabilmente as atividades da empresa. Por exemplo, quando sua empresa paga o aluguel do escritório, o gasto é “tagueado” ou colocado no balde de “Aluguel” dentro de “Despesas Administrativas”, que por sua vez está em “Despesas Operacionais”. Criar o Plano de Contas é basicamente decidir quais serão essas tags/baldes e qual será a hierarquia entre eles.

Exemplo:

1. Despesas Operacionais
   1. Despesas Administrativas
      1. Água
      2. Aluguel
      3. Internet e Telefone
      4. Energia Elétrica

O Plano de Contas orienta a criação dos relatórios contábeis como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

Cada empresa pode definir o seu Plano de Contas. Entretanto, ele deve estar dentro dos parâmetros estabelecidos pela Lei das S/A (6.404/76). De modo geral, as contas estão divididas em quatro grandes grupos: Ativo e Passivo (contas de patrimônio) + Receitas e Despesas (contas de resultado). Clique aqui para ver um exemplo de Plano de Contas.

Leia também:

• Livro Diário: O que é, para que serve e como funciona?
• Livro Razão: O que é, para que serve e como funciona?
• Balancete: O que é, para que serve e como funciona?

O que é Centro de Custo?

Centro de custo é um tag/balde adicional usado para monitorar despesas. Sem Centros de Custo, é difícil visualizar seu gasto de folha do time de vendas vs. o time de desenvolvimento por exemplo. Para produzir métricas de SaaS como CAC seus gastos precisam estar classificados granularmente.

Quais Centros de Custo devo utilizar?

O objetivo dos Centros de Custo é viabilizar o monitoramento efetivo da performance da companhia. Assim, uma forma de identificar os centros mais relevantes é trabalhar de trás para frente. Defina primeiro o DRE Gerencial (Para saber mais sobre o DRE, acesse: Demonstrativo de Resultados (DRE) em empresas de SaaS e depois liste as categorias de custo necessárias para montá-lo.

No exemplo do post referido acima, os centros seriam:

1. Meios de pagamento
2. Hospedagem
3. Suporte / Sucesso do Cliente
4. Desenvolvimento de Software – Suporte
5. Serviços Profissionais
6. Outros Custos De Material Vendido
7. Vendas
8. Marketing
9. Desenvolvimento de Software – P&D
10. Gerais e Administrativas
11. Outras despesas operacionais

Classificação de receitas

A classificação das receitas pode seguir a mesma lógica das despesas. Começamos pelo DRE e trabalhamos de trás para frente. No exemplo dado, bastaria separar a Receita Recorrente (i.e. SaaS) da receita spot (ou não recorrente) como Setup por exemplo. Se quiser ir a um nível mais avançado, pode separar por produtos e planos também. Isso te daria uma visibilidade de churn (i.e. ~ market fit) por produto / plano.

Para fazer essas classificações, basta usar contas separadas de receita. Se sua empresa estiver múltiplas linhas de produto ou unidades de negócio, você pode adotar Profit Centers (o oposto dos Centros de Custo).

Conclusão

Agora você já conhece um pouco mais sobre Plano de Contas em empresas de SaaS. Também viu exemplo de Centros de Custo que pode te ajudar a monitorar a performance de sua empresa. Assim, convido você a exercitar esse novo aprendizado. Verifique com seu Contador se suas receitas e despesas estão sendo classificadas. Se estiverem, ótimo. Nesse caso pergunte quais contas e centros de custo estão sendo usados. O que achou desse post? Deixe seu comentário abaixo. Adoraríamos falar com você.

Para saber mais sobre como otimizar a contabilidade de uma SaaS, leia Como Otimizar Contabilidade em Empresas de SaaS.