Sistema Faturas: O que É, Importância, Como Usar

//Sistema Faturas: O que É, Importância, Como Usar

Por Fernando Okumura

4 de setembro de 2018
5 min. de leitura

Saiba quais os benefícios e como funciona um sistema automatizado de faturas para empresas de SaaS. Veja como ele pode reduzir a inadimplência e aumentar a satisfação dos clientes.

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Ser capaz de enviar faturas transparentes, corretas e completas é fundamental para o bom relacionamento com clientes de SaaS. De fato, propósito desse post dar uma visão da importância de um Sistema de Faturas. Para isso, vamos explorar o que é e suas funcionalidades chave. O resultado é uma cobrança mais eficiente e eficaz. Vamos lá?

O que é um Sistema de Faturas?

Sistema de Faturas é indispensável para evitar erros sobretudo se sua empresa tem múltiplos produtos/planos ou usa precificação baseada em uso. Especificamente, é ele que calcula, gera, envia e monitora o recebimento de faturas. Uma vez que faturas confiáveis são um pré-requesito para satisfação do cliente, pode-se dizer que o Sistema de Faturas tem um papel importante na redução de churn.

Importância e funcionalidades Chave do Sistema de Faturas

Um Sistema de Faturas robusto tem 4 funcionalidades chave:

  1. geração e envio de faturas
  2. apresentação da fatura
  3. divisão ou consolidação da fatura
  4. geração e envio de Nota Fiscal

1. Geração e envio de faturas

Para poder gerar faturas customizadas para um volume alto de transações e clientes, um Sistema de Faturas automatizado é essencial. De fato, o trabalho manual em planilhas inevitavelmente gera erros, vazamento de receita, e ausência de histórico e consistência de dados.

Especificamente, os fatores chave para gerar faturas corretas e precisas são:

  • habilidade de calcular automaticamente as cobranças recorrentes e consolidar as atividades em uma única fatura que liste todas as assinaturas do cliente, o volume de uso ou número de assentos, e o saldo (devedor ou créditos)
  • integração efetiva entre o sistema de medição de volume de uso (ou de número de usuários ativos) com o sistema de cobrança
  • especificação das datas do ciclo de cobrança e agendamento de data de cálculo e envio da fatura
  • possibilidade controlar quais cobranças aparecem na fatura
  • capacidade de visualizar, conferir e editar faturas antes do envio

Além da fatura correta, a experiência do cliente com a cobrança também envolve “quando”, “como” e “para quem” enviar as faturas. Assim, é importante dar opções de recebimento de fatura aos clientes. Por exemplo, alguns preferem o formato tradicional de fatura impressa pelo correio. Outros já preferem receber por e-mail ou visualizá-la no portal do cliente. Ademais, é crítico poder enviar faturas a múltiplos destinatários.

Finalmente, enviar a fatura não basta. Afinal, se o cliente não receber, de nada adianta. Portanto, o sistema também deve monitorar e informar quando e onde os e-mails de cobrança foi aberto.

Em suma, a base de todo relacionamento é a confiança. Empresas capazes de gerar consistentemente faturas transparentes, detalhadas e, corretas, constroem relacionamentos mais sólidos com clientes.

2. Apresentação da fatura

Normalmente, clientes querem receber uma única fatura que reflete todo o relacionamento. Entretanto, alguns clientes podem precisar de informações customizadas. Por exemplo, clientes maiores podem impor ciclos de cobrança específicos, prazos alongados de pagamento, parcelamentos e subcontas. Uma empresa com subsidiárias pode querer diferentes níveis de detalhamento dependendo da localização da sucursal.

A flexibilidade de se ter múltiplos formatos de fatura possibilita que você customize o conteúdo e o layout da fatura. Isso resulta em melhor comunicação com seus clientes, menos erros, retrabalhos e inadimplência.

3. Divisão e consolidação da fatura

Outra particularidade de clientes maiores é um relacionamento envolvendo múltiplos CNPJs sob uma única conta. Nesses casos, é frequentemente necessário alocar volume de uso, assentos e produtos a diferentes subsidiárias. Ademais, alguns produtos talvez precisem ser faturados separadamente ao invés de serem consolidados em fatura única. Finalmente, o pagamento também pode ser dividido entre sucursais ou feito de forma consolidada pela matriz.

Se o sistema não for capaz de dividir e consolidar faturas, haverá trabalho manual. Isso pode causar atrasos, erros humanos, e sobrecarga do time de sucesso do cliente ou contas a receber.

4. Geração e envio de Nota Fiscal

No Brasil, além de todas as complexidades mencionadas acima, temos ainda a questão da Nota Fiscal. Assim, é importante ter um módulo de emissão automática de notas fiscais. Isso assegura a consistência entre as Notas Fiscais emitidas e as Faturas. Também evita a emissão manual nota por nota.

Vale a pena lembrar que a emissão de Notas Fiscais é regida pelas prefeituras e cada uma tem seu próprio sistema e regras. O sistema de cobrança precisa ser capaz de se adequar a especificidade da sua cidade.

Conclusão

Agora você já conhece um pouco mais sobre a importância de um sistema de faturas. Assim, te convidamos a exercitar esse novo aprendizado. Converse com seu financeiro sobre as transparência e flexibilidade de suas faturas. Explore como a automação desse trabalho pode economizar tempo, reduzir erros e reclamações.

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Para saber mais sobre como otimizar seu Financeiro, leia Como Otimizar o Financeiro Em Empresas De SaaS.

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Por | 2019-10-09T13:56:05-03:00 4 de setembro de 2018|

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