Você sabia que conhecer o Vazamento de Receita (Revenue Leakage) pode ajudar sua empresa de SaaS a crescer? Pois bem, neste artigo vamos dar uma visão geral sobre como ele ocorre. Também vamos mostrar como podemos aplicar esse conhecimento para aumentar os lucros. Vamos lá?

O que é Vazamento de Receita?

Vazamento de Receita, também conhecido com Revenue Leakage, é a perda involuntária e desapercebida de dinheiro que ocorre quando você:

• esquece de cobrar um cliente
• cobra a menos um cliente
• paga a mesma fatura 2 vezes
• negocia um ótimo desconto com um fornecedor, não o comunica efetivamente ao financeiro, e o Contas a Pagar paga o valor cheio

Qual é o impacto do Vazamento de Receita?

Em pesquisa da EY, 40% das empresas participantes acreditavam que ele correspondia a, no máximo, 0,5% do EBITDA realizado. Entretanto, na realidade, empresas perdem entre 1 e 5% de seu EBITDA. Portanto, trata-se, de uma perda considerável, mas pouco percebida ou endereçada.

Combatê-la com afinco vale a pena. A margem operacional do S&P 500 em 2017 foi aproximadamente 11%. Isso implica que, para aumentar o EBITDA em 1%, essas empresas precisariam crescer sua receita em 10%.

Na vasta maioria dos casos, o investimento para tal seria muito superior ao que custa combater o Vazamento de Receita. Além disso, o investimento em combate a esse problema ao não precisa ser compensado por receita adicional. Portanto, o seu retorno se torna visível bem mais rapidamente.

Quanto mais complexa a operação, maior é o risco de Vazamento de Receita. Assim, empresas de SaaS que têm muitos clientes e planos de assinatura diversificados são especialmente suscetíveis a esse problema. Logo, devem se proteger acordo.

Como evitar Vazamento de Receita?

Não há uma bala de prata para eliminar o Vazamento de Receita. De fato, os “furos” existem em diferentes partes da organização e reaparecem na medida em que processos e pessoas mudam. Assim, deve ser um esforço contínuo e abordado de forma estruturada. Abaixo ilustramos um framework que lhe pode ser útil.

Passo 1: Identifique os pontos de vazamento

Comece pela cobrança pois a maioria dos vazamentos estará aqui. Se estiver usando planilhas para acompanhar mudanças nas assinaturas e calcular valores de fatura, preste mais atenção ainda.

Por exemplo, compare sua receita real com o que ela deveria ser e identifique onde estão os vazamentos. Suponha que sua empresa tenha 1000 clientes e cobre uma mensalidade simples de R$300/mês. Teoricamente sua Receita Bruta deveria ser R$300.000/mês. Retire os Impostos Retidos na Fonte e as taxas dos meios de pagamento e você chegará a Receita Líquida. Compare a Receita Líquida com o que efetivamente entrou na sua conta e identifique os pontos de vazamento.

Para identificar os pontos de vazamento, mapeie seu processo e crie hipóteses com seu time (em cada fase, perguntem-se “o que poderia impedir que essa etapa ocorresse normalmente?”). Veja o exemplo abaixo:

Teste as hipóteses e coloque os pontos de vazamento validados em uma matriz de priorização como essa:

Depois de realizar esse exercício para cobrança, faça o mesmo para compras, financeiro e outras áreas da companhia. Na média, 80% dos vazamentos são desconhecidos antes de uma análise como essa.

Passo 2: Tape os pontos de vazamento de receita e recupere os valores perdidos

Use a matriz para identificar quais pontos você atacará primeiro. Particularmente, tenho um viés para começar pelo mais fácil pois early wins animam o time. Assim, geralmente coloco uma escala de 0 a 100 em cada eixo. Em seguida, aplico um valor X e Y a cada ponto, multiplico o valor do eixo “facilidade” por 1.5 ou 2 e ranqueio.

Uma vez que os buracos estejam tapados, é hora de correr atrás da receita perdida retroativamente. Cobre os clientes e parceiros que tem um saldo em aberto com sua empresa. Em média, é possível recuperar algo em torno de 80-90% dos valores devidos. Quem lhe deve geralmente não está descontente com seu serviço ou em dificuldades financeiras. Não lhe pagaram ou pagaram a menos por um equívoco operacional seu e tendem a ser compreensivos.

Passo 3: Conserte definitivamente

Você tapou os buracos e recuperou a receita perdida. Agora, vamos pensar em como melhorar seu processos e sistemas para que esses mesmos pontos não comecem a vazar novamente.

A forma mais efetiva de se fazer isso é ajustar ou implementar sistemas de gestão que automatizem seu BackOffice. Se seguir com operações manuais e planilhas, é bem provável que seguirá tendo problemas de Vazamento de Receita. Todo ser humano mais cedo ou mais tarde acaba errando e os erros mais comuns são:

a) Erro na inserção de dados

Não é raro que faturas feitas em planilhas contenham erros. Por exemplo, 300 assentos são inseridos como 30. Se você cobra R$100/mês/assento, esse erro representa uma perda de R$27.500. Um sistema automatizado de cobrança elimina esse tipo de erro pois os dados vão diretamente do pedido de compra para a emissão de NF e cobrança.

b) Faturas não enviadas

As vezes um financeiro ou Contas a Receber sobrecarregado esquece de enviar uma fatura. Se o cliente não recebe a cobrança, geralmente não vai proativamente lhe pagar. Não porque seja desonesto, mas porque o Contas a Pagar é naturalmente reativo e não fica monitorando se recebeu ou não faturas de fornecedores, ainda que sejam recorrentes. Um sistema de cobrança permite o a emissão e o envio automatizados de faturas a todos os clientes, eliminando esse tipo de problema.

c) Coleta ineficaz de pagamentos

Uma fatura criada em planilha pode até conter o prazo de pagamento correto. Entretanto, é geralmente uma outra planilha que monitora o status de pagamento das faturas e a inconsistência de informações pode causar falha na cobrança de clientes em atraso ou inadimplentes.

Com um sistema de cobrança automatizado, sua empresa pode enviar lembretes automatizados aos clientes com pagamentos em atraso e produzir reports para que seu time de Contas a Receber possa endereçar o problema rapidamente;

d) Descontos aleatórios

Descontos promocionais podem ser uma forma efetiva de se atingir metas no fim do mês, do trimestre ou do ano. Entretanto, o comercial pode torna-los tão agressivos que o tempo para recuperar o CAC se torna demasiado longo ou a relação LTV/CAC fica insalubre. Um sistema de gestão pode monitorar descontos através de coupons pré cadastrados pelo Financeiro ou Marketing de modo que não ultrapassem o limite saudável da venda.

e) Pagamento indevido de contas

Seu departamento de compras negociou um desconto incrível com seu fornecedor, mas, por um motivo ou outro, essa informação não chegou em seu Contas a Pagar e pagou-se o preço cheio. Em outro caso, 2 pessoas diferentes do Contas a Pagar pagaram a mesma fatura 2 vezes acidentalmente. Um sistema de gestão com registro unificado de pagamentos evita esse tipo de vazamento.

f) Outras iniciativas

Além da automatização do BackOffice, outras alavancas de combate ao Vazamento de Receita incluem:

1. Projetos de combate ao Vazamento de Receita conduzidos periodicamente por um time multidisciplinar idealmente contendo pessoas de Vendas, Sucesso do Cliente, Contas a Receber, Compras e Contas a Pagar;
2. Campanhas de endomarketing e treinamento que promovam a conscientização de toda a organização sobre o problema de Vazamento de Receita;
3. Incorporação do combate ao Vazamento de Receita na cultura da empresa. Isso pode ser feito de forma indireta ao promover a excelência operacional por exemplo.

Conclusão

O Vazamento de Receita é um dinheiro perdido por falta de organização. Seu impacto é muito maior do que boa parte das empresas estima. De fato, chega a comprometer 5% do lucro operacional em alguns casos. A forma mais rápida e efetiva de combater esse problema é automatizando o seu Contas a Receber e Contas a Pagar.

A busca por vazamentos deve ser constante e incorporada na cultura da empresa na forma de excelência operacional. O primeiro passo para isso é conscientizar seu time sobre a existência desse problema e sobre o seu potencial impacto.

Quer conhecer outros processos e otimizações do financeiro de sua empresa? Leia o post: Como otimizar o Financeiro em empresas de SaaS.

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