Como Otimizar Gestão de Contratos em Empresas de SaaS

Você sabe o que é um Sistema de Gestão de Contratos? Sabia que ele pode ser peça fundamental para o crescimento de uma empresa de SaaS? Pois bem, nesse esse artigo, vamos explorar como usar um Sistema de Gestão de Contratos para promover vantagem competitiva em sua empresa. Vamos lá?

A Gestão de Contratos faz o controle de todo relacionamento com o cliente de SaaS. Ou seja, controla precificação e descontos; métodos, prazos e datas de pagamento; duração do relacionamento; multas; renovação; etc.

Importância do Sistema de Gestão de Contratos

Uma Gestão de Contratos precisa e escalável é muito importante para qualquer empresa de SaaS. Você pode ter o melhor produto, mas faturas erradas, notas fiscais atrasadas, serviço cancelado antes do tempo estragam o relacionamento. Eventualmente, esses problemas prejudicam sua reputação, tornam a venda mais difícil e o Custo de Aquisição de Clientes, mais alto. No limite, também causam churn e você perde receita.

Portanto, monitorar e seguir corretamente todos os termos dos contratos com todos os clientes é fundamental. Fazer isso manualmente com planilhas é impossível, sobretudo se você já tem um volume expressivo de clientes. Dessa forma, ter um Sistema de Gestão de Contratos automatizado é muito importante para garantir a satisfação do cliente.

Quais são os desafios da Gestão de Contratos?

O desafio em se fazer uma boa gestão de contratos é que eles frequentemente não são padronizados. Por exemplo, empresas oferecem múltiplos planos e negociam termos contratuais caso a caso para dar flexibilidade ao time de vendas.

Essas variações criam um conjunto extenso de dados complexos que, em tese, deveria fluir imaculadamente ao sistema de cobrança. Entretanto, não é o que acontece na maioria dos casos pois a Gestão de Contratos é separada do sistema de cobrança. Portanto, é necessária uma intervenção manual para conectar os sistemas e isso gera erros e atraso.

O problema torna-se especialmente grave quando o volume e a complexidade dos contratos aumentam. Quanto maior a base de clientes, mais provável é que alguns deles não estejam sendo faturados ou faturados a menos. Além de criar Vazamento de Receita, esses erros causam atrasos de pagamento, e sobrecarga no time de Sucesso do Cliente e Contas a Receber.

Ademais, vale lembrar que, em SaaS, os contratos mudam a todo momento. Rastrear todas as alterações em centenas ou milhares de clientes vai além da capacidade de seres humanos/planilhas, ou sistemas adaptados. Há muitos desafios vindo de diferentes direções: adições, cancelamentos e alterações contratuais solicitadas pelos clientes, mudanças na política de precificação, alterações de leis tributárias, condições excepcionais a clientes grandes, etc.

Portanto, acompanhar essa dinâmica manualmente com contratos impressos e planilhas é uma receita para erros. É preciso um sistema de gestão abrangente que integre nativamente a Gestão de Contratos, a Cobrança e a Gestão de Assinaturas. Caso contrário, não importa quão bom seu sistema de cobrança seja, o resultado sempre será sub-otimo. Você pode ter o melhor processador de informações do mundo, mas, se o alimentar com dados equivocados, o produto será ruim. Garbage in, garbage out.

Como está minha Gestão de Contratos?

Para avaliar sua Gestão de Contratos, verifique se as características abaixo se aplicam ao seu caso:

1. Múltiplos pontos / pessoas de inserção de dados de contrato
2. Informações de contrato e clientes armazenadas em diferentes lugares
3. Informações de clientes definidas de forma diferente dependo da área da organização (ex, dois IDs diferentes para o mesmo cliente);
4. Incapacidade de monitorar aditamentos de contratos em um só lugar
5. Últimas alterações contratuais não refletidas nas faturas do mês
6. Termos de contrato transmitidos manualmente (ex. planilhas compartilhadas) ao Financeiro
7. Informações de contrato não podem ser facilmente e confiavelmente acessadas pelo time de Contas a Receber e pela Contabilidade (reconhecimento de receita)
8. Time de Sucesso de Cliente gastando tempo com reclamações de faturas ao invés de garantir que seus clientes estejam extraindo valor de seus serviços

Se esses itens se aplicam a sua empresa, talvez seja uma boa ideia considerar o uso de um Sistema de Gestão de Contratos automatizado.

Conclusão

Agora você já conhece um pouco mais sobre o Sistema de Gestão de Contratos. Também sabe qual é a sua importância para evitar erros e churn de clientes. Assim, te convidamos a exercitar esses novos conhecimentos. Converse com seu Financeiro e veja como estão fazendo o acompanhamento dos termos de contratos. Há ainda muito Excel envolvido? Isso gera confusão com clientes? Se houver, veja o que acham de automatizar os processos. Em empresas de SaaS, a automação do BackOffice é frequentemente a fonte de vantagem competitiva mais subestimada.

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Caso queira aprofundar sua leitura sobre outros processos financeiros em empresas de SaaS, leia o post: Como otimizar o Financeiro em empresas de SaaS.