Como otimizar o Financeiro em empresas de SaaS

Um Financeiro automatizado é fundamental em empresas de SaaS a partir de uma certa escala. Nesse post, vamos rever as funções dessa área e explorar como otimizá-la.

Qual é a missão do Financeiro em uma empresa de SaaS?

Antes de iniciar, vale esclarecer que, com “Financeiro”, estamos nos referindo aos aspectos mais operacionais de Finanças (i.e. Controller). Não estamos falando do lado estratégico de gestão de risco e funding por exemplo (i.e. CFO).

De forma simples e ampla, o Financeiro tem 4 tarefas principais:

1. Cobrar clientes
2. Pagar contas (p. ex. fornecedores, folha e impostos)
3. Gerir o caixa
4. Contabilizar e reportar transações e resultados de acordo com as normas aplicáveis

Assim, vemos que as tarefas do Financeiro em uma empresa de SaaS não diferem muito de outras empresas. O que varia é o seu grau de complexidade, sobretudo no que tange a cobrança como veremos mais adiante.

Como estruturar o time Financeiro?

Os papéis do Financeiro dependem da empresa (p. ex. maturidade da companhia, tamanho do time, habilidades do time, cultura organizacional). Além disso, os papéis não correspondem necessariamente a uma pessoa. Ou seja, um indivíduo pode desempenhar vários papeis e um papel pode ser dividido entre dois ou mais indivíduos.

Os 4 papéis principais no Financeiro

No entanto, de forma geral, há 4 papéis principais em um time Financeiro:

1) Contas a Receber

O Contas a Receber é responsável por cobrar e coletar pagamentos. É ele que calcula, emite, registra envia faturas, notas fiscais e boletos. Além disso, monitora, cobra e negocia com inadimplentes para maximizar a coleta.

2) Contas a Pagar

O Contas a Pagar é responsável por analisar, classificar e pagar as cobranças recebidas. Ao receber uma instrução de pagamento, ele(a):

1. 1. se certifica de que tem os documentos necessários (p. ex. fatura, Nota Fiscal, boleto, etc)
   2. recolhe as aprovações requeridas (p. ex. do gerente ou direto da área)
   3. classifica o dispêndio e o atribui ao centro de custo apropriado
   4. verifica se há orçamento para o gasto

Quando os gastos são feitos sem provação (p. ex. via cartões corporativos), ele classificar as transações retroativamente. É um trabalho frequentemente manual que envolve a análise de extratos de cartão.

3) Tesouraria

A Tesouraria é responsável por gerir o fluxo de caixa. Ou seja, ela se certificar de que haverá dinheiro em caixa para pagar todas as obrigações. Além disso, faz reconciliações bancárias (p. ex. extratos, boletos e cartões de crédito), investimentos de curto prazo (caixa em excesso) e antecipação de recebíveis quando necessário.

4) Contabilidade

A Contabilidade é responsável por registrar e reportar as transações e os resultados de acordo com normas contábeis. Ou seja, criar mapa de contas, convencionar os débitos e créditos de transações, e desenhar e produzir os demonstrativos financeiros.

No estágio inicial da empresa é comum concentrar essas missões em 1-2 pessoas. Entretanto, conforme a base de clientes e complexidade de planos aumenta, é preciso especializar para evitar erros e atrasos.

Quais são os Fatores Chave de Sucesso do Financeiro em uma empresa de Saas?

Por estarmos tratando do lado operacional do Financeiro, os Fatores Chave de Sucesso (KSF – Key Success Factors) são automação e business intelligence. De fato, a tendência é que essa função não requeira trabalho humano no futuro.

Automação da cobrança (Contas a Receber)

Conforme a empresa de SaaS amadurece, sua base de clientes cresce e a sofisticação de seus modelos de cobrança aumenta. Processos manuais (planilhas) não são escaláveis, inevitavelmente contém erros humanos e são altamente propensos a fraude. A automação da Cobrança é pré-requisito para implementar estratégias chave de crescimento. Para saber mais, leia Como Otimizar Cobrança Recorrente em Empresas de SaaS.

O simples cálculo do valor da fatura pode levar dias dependendo da complexidade dos planos. Quanto mais linhas na planilha, maior a chance de se copiar uma fórmula errada em uma célula e mais difícil de se identificar uma alteração maliciosa. Para ler um Case sobre essa e outras complexidades mais a fundo, leia Diferença entre Gestão de Assinaturas e Cobrança Repetida.

Além do cálculo, a apresentação e flexibilidade da fatura também são fundamentais para se ter uma cobrança transparente. Uma fatura precisa, completa e fácil de entender promovem confiança e satisfação do cliente. Entretanto, é impossível produzir esse resultado manualmente. Assim um Sistema de Faturas é uma ferramenta importante. Para saber mais, leia: Sistema de Faturas: O que é, Importância e Como Usar.

Minimização de Vazamento de Receita

Além dos erros de cobrança gerarem retrabalho e insatisfação do cliente, também contribuem para o Vazamento de Receita. Segundo a EY, isso pode gerar perda de 1-5% do lucro (EBITDA) da empresa. Para saber mais, leia Vazamento de Receita: O Que É, Importância, Como Evitar. Fique atento também para adequar o Reconhecimento de Receita de acordo com as novas regulações, para saber mais, leia o post Reconhecimento de Receita no CPC 47: O que é, Importância, Como Se Adequar

Vale notar que, em SaaS, a Cobrança está intimamente interlaçada aos termos dos contratos (p. ex. prazos, condições de renovação, e meios e datas de pagamento) e a medição do uso do software. Portanto, é indispensável que o processo de automação abranja essas duas outras áreas também. Para saber mais, leia Como Otimizar Gestão de Contratos em Empresas de SaaS e Importância do Sistema de Medição de Uso de SaaS.

Hub bancário

Finalmente, se a empresa faz a cobrança com boletos diretamente através de bancos é possível substituir o uso do internet banking por uma conexão direta do ERP ao sistema interno do banco, o que elimina processo manual de up/download dos arquivos de remessa e retorno e reduz blackouts quando o internet banking está for a do ar. Para saber mais, leia Van Bancária: O Que É, Benefícios, Como Usar.

Automação de tesouraria

Consolidar extratos de vários bancos demandam muito tempo do departamento financeiro. Com a automação da tesouraria, é possível consultar os saldos das contas em diferentes bancos em uma única interface. O ERP pode baixar diariamente os extratos de cada banco e atualiza as informações automaticamente, identifica os lançamentos por CNPJ e conta bancária, e sugere baixas correspondentes nas contas a receber e contas a pagar.

Isso não só reduz o custo de mão de obra, mas também aumenta a precisão dos lançamentos e diminui a sujeição da empresa aos blackouts de alguns internet banking.

Automação de pagamentos (Contas a Pagar)

A automação do Contas a Pagar é importante porque diminui contingências fiscais e reduz multas e mão de obra. Além disso, permite a gestão eficaz do caixa e evita a interrupção de serviços por não pagamento. Finalmente, evita fraude, vazamento de receita e descontrole do orçamento.

Contingências fiscais são geradas pelo não recolhimento de impostos retidos quando uma nota é emitida contra a empresa. Se seu Contas a Pagar não recebe a NFe (p. ex. e-mail vai para spam), o recolhimento dos impostos não será feito e o passivo fiscal é criado. A conta não será paga, o que pode gerar multas e interrupção de serviços (p. ex. servidores). Se a conta for paga emergencialmente, a Tesouraria terá custos para gerar caixa (p. ex. antecipar recebíveis).

A automação do Contas a Pagar monitora as NFes emitidas contra a empresa diretamente na Fazenda. Assim, pode-se identificar todas as NFes emitidas contra a empresa mesmo que elas não cheguem ao Contas a Pagar.

Ademais, a automação previne fraude e erros. Se alguem for livre para realizar pagamentos ou forjar autorizações em papel, o risco é grande. Pagamentos realizados sem nota fiscal correspondente geram contingências contábeis e fiscais. A automação impede o pagamento de contas sem a liberação eletrônica de outras pessoas (p. ex. gerentes ou diretores) e o upload de documento fiscal correspondente.

Além disso, permite realizar pagamentos (transferências, DOC, TED) através de diferentes bancos a partir de uma única interface. Isso facilita o controle, economiza tempo e diminui erros.

Automação de contabilidade

A automação contábil reduz o tempo de elaboração dos demonstrativos financeiros e acompanha o Realizado vs. Orçado em tempo real. Com isso, não há atrasos na identificação (e correção) de problemas que impacto os resultados financeiros. Investidores também podem ter acesso imediato as métricas da companhia.

Em um sistema contábil automatizado, cadastra-se o plano de contas e debito(s)/crédito(s) associados a cada transação. Em seguida, o ERP vai atualizando o D.R.E e o balancete conforme as transações ocorrem. Se empresa utiliza um contador externo, esse fica responsável apenas por verificar e assinar os demonstrativos. Geralmente também faz a folha e produção das guias de impostos.

Alavancar Business Intelligence

O Financeiro não é o objeto mais óbvio de BI. Entretanto, no Brasil, reduzir inadimplência, por exemplo, pode ter um ROI maior do que a próxima campanha de marketing. O investimento é menor e, se tiver muitos clientes, o resultado supera a aquisição de alguns novos clientes.

É comum que mais de 10% das transações recorrentes de cartão sejam rejeitadas pela operadora. Isso ocorre por vários motivos (p. ex. número desatualizado do cartão, limite ultrapassado, etc). Saber identificar, prever e reagir a esses problemas não só minimiza inadimplência, mas também reduz o churn involuntário de clientes. BI pode classificar os padrões das rejeições e identificar as formas mais efetivas de endereça-las. Por exemplo, fazer nova tentativa em X hora ou dias, ou solicitar automática de novo método de pagamento ao cliente.

Outra análise interessante é olhar os níveis de inadimplência por métodos de pagamento e segmento de clientes. Cada empresa tem o seu contexto de deve fazer seu próprio estudo. Entretanto, de forma geral, boletos e pequenos clientes têm índices de inadimplência mais alto do que cartões e grandes clientes. Portanto, algumas empresas de SaaS preferem migrar seus clientes para cartão (apesar das taxas maiores) e focar em clientes maiores.

Alguns sistemas de ERP fazem essas análises e respondem automaticamente. Dunning, por exemplo, é a funcionalidade de re-tentativas automáticas de cobrança de cartão.

Conclusão

Esperamos que esse post tenha ajudado a ilustrar a real importância do Financeiro em uma empresa de SaaS. Ao contrário do estereótipo de uma função puramente BackOffice, o Financeiro, quando bem trabalhado, pode ser uma importante fonte de vantagem competitiva.

O que você acha? Compartilhe suas experiências com o Financeiro de sua empresa nos comentários abaixo. Adoraríamos ouvir seu relato.