Comunicação profissional: 3 hacks essenciais que aprendi na McKinsey

Por Fernando Okumura

11 de setembro de 2019
8 min. de leitura

Use esses 3 hacks de comunicação profissional para aumentar sua produtividade no dia a dia

Na McKinsey, aprendi que boa comunicação profissional é essencial para progredir em qualquer carreira. Você já se frustrou com reuniões que parecem não ir a lugar nenhum ou tomar tempo demais? Ótimo. Siga lendo então. Nesse post vamos explorar 3 hacks / frameworks de comunicação que aprendi na McKinsey para aumentar a sua produtividade. Vamos lá?

McKinsey Hack de comunicação profissional #1: PIBP – Progresso, Insights, Barreiras, Próximos Passos

Use esse hack de comunicação profissional da McKinsey em reuniões de update de um projeto ou check points de rotina. Se você estruturar seu report dessa forma, facilitará demais a vida de seu gestor e quem deixa o chefe contente é promovido.

Não tenha medo de usar esse hack descaradamente. Isto é, no começo da reunião, pode dizer: “organizei o update em 4 partes: Progresso, Insights, Barreiras e Próximos Passos.”

1.1) Progresso

Em “Progresso”, você fala quais tarefas completou desde o último update. Seja breve e objetivo. Se sua lista for grande, agrupe os itens ou priorize, deixando seu gestor pedir mais detalhes se necessário. Por exemplo, em vendas internas, seriam coisas como #fechamentos, #demos e #agendamentos feitos na semana.

1.2) Insights

Insights é o que você aprendeu e que “muda a resposta”. Mudar a resposta é melhorar como as coisas são feitas na empresa ou alterar a direção do projeto/companhia. Se não muda a resposta, não é insight.

Descubra como seu trabalho (ou o processo maior em que ele se encaixa) pode ser feito de forma mais eficaz ou eficiente. Por exemplo, em vendas, poderia ser um ajuste na Demo. Em CS, uma melhoria no processo de onboarding. Em tecnologia, uma ferramenta que aumenta segurança do SaaS. Em produto, um novo formato de precificação..

Insights não “acontecem”, é preciso buscá-los de forma pró-ativa e deliberada. Em meu primeiro projeto na McKinsey, era obrigado a deixar um voicemail com esses 4 itens todos os dias. Ao longo do tempo, isso melhorou não só minha comunicação profissional, mas também meus hábitos.

Aprendi que Progresso poderia ser um Copy&Paste de uma To Do List. Passei a fazer a To Do List no início do dia e isso me ajudou a priorizar tarefas e a ter disciplina e foco durante o dia.

Saber que teria que reportar Insights no fim do dia me forçou a buscá-los durante o dia. Ficava pensando coisas como “Como posso fazer isso mais rápido?”, “Como posso eliminar essa etapa?”, “Essa análise que estou prestes a fazer pode mudar a resposta? Não? Desprioriza”. Com isso, passei a trabalhar com mais propósito e a gerar mais insights. Anotava ao longo do dia e minha lista para o voicemail estava pronta no fim da tarde.

Nota: se seu trabalho é mais focado em execução, gerar insights é cereja de bolo. Por exemplo, se você está em inside sales, sua prioridade é bater meta. Entretanto, se você está em uma posição mais estratégica, seu bolo é gerar insights.

1.3) Barreiras

Aqui você comenta as coisas que estão reduzindo sua velocidade ou impedindo a execução das tarefas. Você diz quais são os problemas, dá sua sugestão de como resolvê-los e priorizá-los, e valida com o gestor (use o framework PIS abaixo).

1.4) Próximos Passos

Os insights e as barreiras podem alterar o seu Plano de Trabalho, alinhe com o gestor as tarefas do dia seguinte e edite seu Plano de Trabalho se necessário. Isso garante que estejam na mesma página, o que é uma boa Gestão de Expectativas.

McKinsey Hack de comunicação profissional #2: PIS – Problema, Implicações, Solução

Use esse hack de comunicação profissional da McKinsey ao reportar um problema. Ele te forçará a pensar e planejar antes de tomar o tempo de seu gestor. Ele te agradecerá por isso e chefes gratos são melhores do que chefes frustrados. Muitas vezes, você se dará conta de que nem precisa falar com seu gestor após usar esse hack.

Ao abordar seu gestor, seja direto. Diga algo como “Fulano, estou com um problema e quero validar minha solução com você. Podemos conversar?”. Dessa forma, seu gestor saberá de cara do que se trata a conversa e não precisará gastar energia / tempo diagnosticando o que você quer.

2.1) Problema

Aqui você descreve, sem florear, qual é o problema. Por exemplo, “um desenvolvedor pleno back-end pediu demissão hoje”. Falar as coisas como são, sem omitir nada, é fundamental para uma boa comunicação profissional.

2.2) Implicações

Explique quais são as consequências do problema. Ou seja, atencipe a resposta dos “E dai?” que virão depois de você falar qual é o problema.

Por exemplo, “Um desenvolvedor pleno pediu demissão hoje. A implicação disso é que, se não fizermos nada, a data de lançamento da funcionalidade X atrasará 1 semana. O cliente para quem ela foi prometida perderá uns R$5000 de economia e ficará insatisfeito. Além disso, trata-se de um cliente que já nos indicou para 5 empresas e tem seu testemunho em nosso site. Podemos peder futuras indicações e o review também.”

Descrever todas implicações é importante para que seu gestor possa entender a gravidade do problema e priorizar sua solução de acordo. O gestor nem sempre poderá avaliar a gravidade da situação sozinho – especialmente se for um problema técnico em uma área que ele não domina.

Por exemplo, imagine que teu médico te dissesse: “você tem a doença de Hodgkin” e parasse por aí. Essa informação sozinha provavelmente teria pouca utilidade para você. Assim, você teria que usar seu tempo para questioná-lo e pesquisá-la sem mesmo saber quão grave ela é – um uso pouco eficiente do seu tempo.

2.3) Solução

Após infomar qual é o problema e todas suas implicações, ofereça uma solução. Dessa forma, você não será aquela pessoa que só traz problemas e trabalho ao seu chefe. Além disso, mostrará sua capacidade de superar barreiras, uma habilidade fundamental para quem quer progredir na carreira.

McKinsey Hack de comunicação profissional #3: PPP – Propósito, Processo, Payout

Use esse hack de comunicação profissional da McKinsey no início de reuniões e calls. Assim, você terá que pensar e planejar antes de interagir com seus colegas. Além disso, deixará todos participantes alinhados em relação ao objetivo e formato da conversa. De fato, ninguém gastará energia tentando decifrar porque esta alí e poderá canalizar toda atenção para o que interessa.

3.1) Propósito

Após os devidos quebra gelos, diga “O propósito / objetivo dessa conversa é XYZ”. Por exemplo, “O objetivo desse call é fazer um diagnóstico mútuo e verificar se há fit entre a nossa solução e os seus desafios.”

3.2) Processo

O Processo é como vocês vão atingir o objetivo da conversa. Por exemplo, siga com “… Para isso, vamos te fazer 5 perguntas para entender seu contexto e te apresentar as funcionalidades relevantes a sua situação. No fim da demo, faremos um Perguntas & Respostas para tirar quaisquer dúvidas que tenham OK? O processo deve levar 30 minutos”.

Com isso, todos ficam na mesma página com relação ao que está por vir. Isso facilita o acompanhamento da conversa, o que promove engajamento e torna a interação produtiva.

3.3) Payout

Payout é o que você espera levar da conversa. Por exemplo, um Plano de Trabalho, uma Proposta Comercial, etc.

Em nosso exemplo, a abertura da conversa ficaria assim:

“O objetivo desse call é fazer um diagnóstico mútuo e verificar se há fit entre a nossa solução e os seus desafios.”

“Para isso, vamos te fazer 5 perguntas para entender melhor seu contexto e te apresentar as funcionalidades relevantes a sua situação. No fim da demo, faremos um Perguntas & Respostas para tirar quaisquer dúvidas que tenham OK? O processo deve levar 30 minutos.”

“Ao final da conversa, vamos compor um orçamento com base nas necessidades que vocês delinearem e as soluções que temos disponíveis”.

Note que, abrindo a reunião dessa forma, você deixa claro para todos o objetivo de estar alí, como pretende alcançá-lo e o que de concreto / produtivo pretende tirar do exercício. Assim, ninguém desperdiça tempo se perguntando, “qual é o ponto?”, “o que estamos fazendo?”, “por que estamos falando disso?”, etc. De fato, o engajamento será muito maior e o tempo das reuniões diminuirá.

Conclusão

Agora você já conhece 3 poderosos hacks de comunicação profissional
da McKinsey. Portanto, tem a oportunidade de se tornar mais produtivo e impressionar seu chefe. Experimente.

Entretanto, atingir objetivos não é a única habilidade que um líder precisa dominar. De fato, é fundamental não alienar o time no processo. Para aprender como evitar esse problema, leia Liderança: o universo paralelo que você precisa conhecer

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