Qual é a melhor forma de receber pagamentos em uma empresa de SaaS? Boleto, Cartão ou Depósito?

Por Fernando Okumura

3 de abril de 2019
10 min. de leitura

Saiba como ponderar sobre custo, inadimplência, praticidade ao cliente e outros fatores que influenciam essa decisão. Entenda as diferenças entre os prestadores de serviço que oferecem soluções de pagamento.

O método de pagamento influencia seus custos, inadimplência, a satisfação de seu cliente e outros aspectos de sua operação. O “melhor” entre boleto, cartão e depósito depende do contexto de cada empresa. O propósito desse post é ilustrar o que ponderar para identificar a melhor forma de pagamentos para você. Vamos lá?

O que ponderar:

Custo monetário

O custo monetário é o quanto você paga para usar o meio de pagamento.

Cartão:

No caso de cartões, paga-se um percentual do valor cobrado (MDR – Merchant Discount Rate, também conhecido como a Taxa do Cartão) e, em alguns casos, mais um valor fixo por transação. A taxa varia bastante de acordo com o seu volume de transações e com os prestadores de serviço com quem você trabalha. Já vimos clientes pagando abaixo de 2% e outros acima de 6%. A instituição integrada com a AgileMS atualmente cobra 2,55% (data em que escrevemos este post).

Boleto:

No caso de boletos, geralmente paga-se um valor fixo por boleto liquidado e, em alguns casos, valores adicionais por registro, alteração e outras ações relacionadas. Novamente, o valor depende do seu volume de transações e o prestador de serviço. Já vimos clientes pagando abaixo de R$2,00 e outros acima de R$7,00. A instituição integrada com a AgileMS atualmente cobra R$2,47 por boleto liquidado sem valores adicionais (data em que escrevemos este post).  

Para receber pagamentos via boleto, você pode trabalhar diretamente com um banco ou com um intermediador. Hoje em dia, trabalhar diretamente com bancos parece o pior dos dois mundos: é mais caro, burocrático e trabalhoso. Intermediadores geralmente cobram um valor fixo por boleto liquidado. Bancos cobram taxas para liquidação, registro, alteração, etc. Além disso, é preciso contratar uma carteira de cobrança junto ao seu gerente (quão eficiente é o seu gerente?). Finalmente, é preciso fazer uploads e downloads diários dos arquivos de remessa e retorno respectivamente em seu internet banking e em seu ERP para registar e acompanhar os status de pagamento.

Depósito:

No caso de depósito bancário, não há custo envolvido. Assim, é o campeão nesse critério. Entre boleto e cartão, a opção mais barata depende do valor da transação. Na data em que escrevemos esse post, a taxa do processador integrado a AgileMS é de 2,55% (cartão) e R$2,47 (boleto). Dessa forma, se a transação for de acima de R$96.86 o boleto é mais em conta. Se for abaixo, o cartão é mais barato.

Tempo para receber

Com cartões o recebimento se dá 30 dias após a liquidação (D+30). É possível antecipar o recebimento, mas você paga por isso. Veja um exemplo de custos de antecipação aqui.

Com boletos, o recebimento é D+1; ou seja, os fundos caem em sua conta no dia seguinte a liquidação.

Com depósito, o recebimento pode ser imediato (D+0) se feito na boca do caixa ou via TED, D+1 no caso de DOC ou D+3 se depósito em cheque.

Dado que o Tempo de Recuperação de CAC determina as necessidades de financiamento da empresa e sua velocidade de crescimento, receber D+30 pode ser uma desvantagem significativa. Avalie o impacto disso junto ao seu CFO.

Inadimplência e atrasos de pagamento

Cartão:

Se seus clientes te autorizarem a cobrança automática de cartão (Auto-pay), sua inadimplência e atraso de pagamentos diminuirá significativamente. Com Auto-pay, os dados do cartão ficam armazenados em seu meio de pagamento e a cobrança, pré-autorizada. Assim, há menos atrasos pois o pagamento está nas suas mãos. Leia também o blogpost Como Funciona o Pagamento por cartão de crédito? para compreender todos os processos de cobrança com cartão.

Boleto:

Com boletos, é preciso enviar o boleto e a nota fiscal ao Contas a Pagar de seu cliente. Então, ele analisa, aprova e agenda o pagamento. Se houver algum problema no envio, recebimento ou conteúdo do boleto e/ou nota fiscal, o pagamento atrasa. Se o Contas a Pagar esquecer, se confundir ou ficar doente, o pagamento atrasa. Se a empresa estiver com problema de caixa e não priorizar o seu pagamento, ele atrasa. Enfim, o processo de cobrança via boleto é frágil pois há múltiplos pontos de quebra.  Além disso, uma vez que o boleto esteja vencido, seu Contas a Receber geralmente precisa emitir e enviar outro boleto, o que leva mais tempo (sim, hoje em dia é possível pagar boletos “vencidos”, mas você não quer que a data de vencimento perca o sentido não é mesmo?).

Depósito

Depósito em conta pode parecer o menos eficiente pois, teoricamente, o cliente deposita a seu bel prazer pois não há boleto ou duplicata. Entretanto, na prática, pode não ser assim. Primeiro, o contrato é suficiente para embasar a cobrança. Segundo, você pode enviar uma fatura (~ conta de celular) como documento de cobrança. Terceiro, agendar transferências recorrentes é mais fácil do que ficar pagando boleto. Se o Contas a Pagar de seu cliente não tem um leitor de código de barras, um código de boleto a menos para ser digitado no internet banking faz diferença.  

Alguns pontos a se notar:

• O pagamento em cartão pode não ser tão eficiente como parece. Se o cartão armazenado vencer ou for cancelado (ex. extravio, roubo, fraude, etc), a transação será negada e você precisará correr atrás do cliente para obter outro número. De fato, nos EUA, é comum que 10%-20% das transações recorrentes de cartão sejam recusadas. Qual é a taxa da sua empresa?  
• O uso do Débito Direto Autorizado reduz significantemente o atraso dos pagamentos em boleto pois dispensa o recebimento de boletos físicos (e a inserção de seu código no internet banking). Você sabe se seus clientes usam? Está incentivando?  

Facilidade de conciliação

Conciliação é verificar se tudo o que foi teoricamente “recebido” em cartão e/ou boleto foi corretamente depositado em termos de valor e data.  

Por exemplo, se o seu adquirente ou intermediário de cartão reporta que você “recebeu” R$40.000, é preciso conferir se esse valor efetivamente entrou em sua conta nas datas corretas e se as taxas cobradas correspondem ao combinado. O mesmo se aplica a transações via boleto.

Como transações em cartão geralmente são pagas D+30, você tem que esperar 30 dias para ter certeza de que recebeu o pagamento. Isso dificulta gera complexidade operacional em seu financeiro. Por exemplo, quando você daria baixa no contas a receber? Quando o seu adquirente indicar que a conta foi paga? Mas e se o dinheiro não cair na sua conta depois? Quando o dinheiro cai em conta? Mas como seu Contas a Receber vai distinguir os inadimplentes?

Com boletos os pagamentos caem em conta D+1, o que facilita esse monitoramento.

Finalmente, com depósito em conta, não há o que conciliar pois o recebimento é diretamente em conta.

Facilidade para monitorar pagamentos

Monitorar o pagamento de seus clientes é importante para que você possa identificar rapidamente os inadimplentes e agir.  Note que um boleto pago ou uma cobrança de cartão aprovada não significa que você recebeu. Para isso é preciso fazer a conciliação como ilustramos acima.

Se você trabalha diretamente com um banco, há o trabalho manual de upload/download dos arquivos de remessa e retorno e um atraso na atualização do status.

Com cartão, o monitoramento de pagamentos geralmente é feito por um painel de controle disponibilizado pelo seu adquirente, gateway ou intermediário. A facilidade depende da qualidade do painel.

Com depósito, o monitoramento se dá através da verificação manual dos extratos bancários.

Em todos os casos, monitorar o pagamento é mais simples se você usa um ERP, sobretudo se ele integra (ex. via VAN) com os diferentes bancos e intermediários. Dessa forma é possível monitorar o status dos pagamentos de todos clientes em um só lugar independente se pagam por boleto, cartão ou depósito.

Gerenciar disputas, chargebacks e transações fracassadas

Essa gestão é necessária apenas no caso de pagamentos via cartão.

Quando seu cliente entra em contato com banco emissor do cartão dizendo que não reconhece a transação, o status da compra passa para “Disputa”. O motivo mais comum para isso é o cliente não reconhecer o nome da instituição na fatura. Assim, certifique-se de que o nome que aparece na fatura do seu cliente é conhecido. No seu caso, o que aparece? Razão Social ou Nome Fantasia?

Para contestar a disputa, você precisa enviar ao seu processador de cartão os documentos comprobatórios da venda (ex. contrato, nota fiscal ou outro documento que comprove a venda). O prazo para essa Contestação varia de acordo com a instituição, mas é importante ficar em cima para não perder o prazo. Se sua Contestação não for aceita, o status da transação passa para “Chargeback” e o valor é debitado do seu saldo. Se for aceita, nada acontece.

Note que o cliente pode disputar a cobrança muitos dias após a transação (1 ano em alguns casos). Assim, ao receber por cartão, você não só aguarda os 30 dias, mas também vive com esse risco de disputa futura. Em caso de Chargeback, você dificilmente poderá cancelar a NF emitida pois o prazo para o cancelamento na maioria das prefeituras é inferior a 30 dias. Assim, você não só não recebe, mas também paga os impostos sobre essa receita (ex. ISS e PIS/COFINS).  

Conclusão

Antes de concluir, vale lembrar que a maioria das empresas não têm o poder de impor um ou outro método de pagamento a seus clientes. Assim, apenas influencia a escolha através de seu fluxo de venda ou de incentivos.   

Dito isso, a melhor forma de pagamento depende do seu contexto. De forma geral, o boleto e o depósito são mais vantajosos quando seus clientes são organizados e profissionais.

Para empresas de SaaS B2B atendendo clientes médios e grandes, o boleto tende a ser um bom método:

• O ticket médio da cobrança tende a ser maior. Portanto, o custo do boleto é menor. Para calcular o ticket médio de equilíbrio entre boleto e cartão, dívida a taxa do boleto pela taxa do cartão. Por exemplo, se a taxa do boleto é R$2,47 e do cartão é 2,55%, o ticket médio de equilíbrio é R$96,86. Ou seja, acima/abaixo desse valor, o boleto é mais barato/caro respectivamente.
• Clientes maiores tendem a ser mais especializados (i.e., tem um departamento de Contas a Pagar), o que reduz o risco de inadimplência por “esquecimento”, falta de organização ou decisões aleatórias do sócio da empresa.  
• O relacionamento/comunicação com o cliente tende a ser mais profundo/frequente, o que ajuda reduzir inadimplência.
• O número de clientes é relativamente menor. Assim, ir atrás de eventuais inadimplentes é mais fácil.
• Você recebe em D+1 e não tem que se alocar pessoas para lidar com recusas, disputas e chargebacks de cartão.
• A conciliação de boletos é mais simples do que a de cartão.

Para empresas de SaaS atendendo pequenas empresas ou pessoas físicas, o cartão pode valer a pena sobre o boleto:

• O custo monetário pode ser menor se o seu ticket médio for pequeno (ex. inferior a R$100)
• O risco de inadimplência é menor pois a cobrança é “automática”, o que não dá margem para atrasos por falta de organização e/ou profissionalismo do outro lado.
• O número e clientes é maior e você precisaria de um time maior de Contas a Receber para ir atrás de inadimplentes se fosse o caso.
• O relacionamento/comunicação com o cliente tende a ser mais superficial/esparsa, o que não ajuda a reduzir inadimplência. Por exemplo, clientes frequentemente param de pagar quando estão insatisfeitos sem dar justificativa.
• Lembre-se de que você “paga” por essa redução de inadimplentes aumentando seu tempo para recuperar CAC em 1 mês e gerenciando recusas, disputas, chargebacks e conciliação de cartão.

Agora você já conhece um pouco mais sobre análise de meios de pagamento. Assim, convido você a exercitar esse novo aprendizado. Encaminhe esse post ao seu financeiro, peça que analisem os meios de pagamento sob cada um dos 6 critérios acima, e veja a que conclusão chegam. O que achou desse post? Deixe seu comentário abaixo. Adoraríamos falar com você.